Politiques de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’adresse à l’ensemble des Utilisateurs du site http://www.hypnia.fr (ci-après dénommé le « Site ») et a pour objectif de les informer de la manière dont les données personnelles peuvent le cas échéant être collectées et traitées par HELIOS WEB.

Le respect de la vie privée et des données à caractère personnel des Utilisateurs est une priorité pour la société HELIOS WEB (ci-après dénommée « HELIOS WEB ») qui s’engage à respecter la loi n°78-17 du 6 janvier dans sa dernière version en vigueur (ci-après la « Loi Informatique et Libertés ») ainsi que le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »).

HELIOS WEB s’engage en tout état de cause à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

- Vous restez maître de vos données à caractère personnel

- Vos données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Pour en savoir plus :

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une « donnée à caractère personnel » (ou « Donnée Personnelle ») désigne toute information concernant une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement.

Les nom et prénoms ou une photo permettent une identification directe. Une adresse e-mail permet une identification indirecte.

Qu’est-ce qu’un traitement ?

Le mot « traitement » désigne toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur les données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction…).

1. DEFINITIONS

« Avis » : désigne la note et le commentaire attribués par un Utilisateur, à la suite d’une expérience d’achat.

« Commande » : désigne l’achat de Produits réalisé par un Utilisateur sur le Site.

« Compte » : désigne l’espace personnel d’un Utilisateur inscrit sur le Site. L’accès au Compte se fait à l’aide des Identifiants.

« Données Personnelles » : désignent les données à caractère personnel telles que définies à l’article 4 (1) du RGPD.

« Identifiants » : désigne l’adresse e-mail et le mot de passe choisis par l’Utilisateur et nécessaires à l’accès à son Compte.

« Services » : désignent tous les Services proposées par HELIOS WEB par l’intermédiaire du Site, notamment l’accès au Site et à toutes les fonctionnalités qu’il comprend (inscription, accès au Compte, Commande, etc.).

« Site » : désigne le site internet accessible à l’adresse http://www.hypnia.fr.

« Utilisateur » : désigne toute personne qui accède et navigue sur le Site, qu’il s’agisse d’un simple internaute ou d’un client.

2. IDENTITE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par HELIOS WEB, Société par Actions Simplifiée au capital de 60 000 euros, immatriculée au RCS de TOULOUSE sous le numéro 793 400 227, sise 118 Route d’Espagne – Le Phenix - Bâtiment A - 31100 Toulouse (ci-après la « HELIOS WEB »).

HELIOS WEB a le statut de responsable de traitement pour les traitements détaillés ci-après. .

En savoir plus

Le responsable du traitement est, au sens de la loi Informatique et libertés, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement.

Lorsque deux ou plusieurs personnes morales déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils sont les responsables conjoints du traitement (ou co-responsables).

Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci.

3. COORDONNES DE CONTACT

Pour toute demande, y compris d’exercice de droits, relative aux données à caractère personnel, les Utilisateurs peuvent joindre HELIOS WEB :

Par mail à : rgpd@helios-web.fr

Par courrier à :

HELIOS WEB

118 Route d’Espagne – Le Phenix - Bâtiment A

31100 TOULOUSE

4. COLLECTE ET TRAITEMENT DES DONNEES

Dans le cadre de l’exploitation du Site, la Société HELIOS WEB est susceptible de collecter des données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs de son Site et le cas échéant, à leurs représentants ou membres du personnel personnes physiques.

Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues à l’article 5 de la Politique de confidentialité lors de la collecte.

Quel que soit le mode de collecte, la Société HELIOS WEB s’engage à vous informer des finalités du traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données, de l’existence et des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de ses données.

Lorsque cela est nécessaire au regard de la Loi Informatique et Libertés ou du RGPD, la Société HELIOS WEB s’engage, selon les cas, à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités. Les données susceptibles d’être collectées et traitées par la Société HELIOS WEB pour la réalisation des finalités décrites à l’article 5 de la présente politique de confidentialité concernent :

Des données d’identification (civilité, nom, prénoms, coordonnées postales, téléphoniques et électroniques, date de naissance, nationalité, langue, le cas échéant copie de la carte d’identité, copie de titre d’identité aux fins de preuve de l’exercice d’un droit d’accès, de rectification ou d’opposition ou pour répondre à une obligation légale) ;
Des données relatives à la gestion et à la sécurisation du Compte (Identifiants) ;
Des données relatives au suivi de la relation commerciale : numéro de Compte, numéro de commande, factures, demandes d’information, historique des échanges avec les services commerciaux, administratifs, logistiques et informatiques de HELIOS WEB ;
Des données de connexion (adresses IP, logs de connexion) ;
Des données relatives à l’organisation et au traitement par HELIOS WEB de jeux concours, de loteries et de toute opération promotionnelle via le Site, telles que la date de participation, les réponses apportées aux jeux concours et la nature des lots offerts ;
Des données relatives à la sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit ;
Des données relatives aux moyens de paiement en cas d’achat réalisé sur le Site (RIP ou RIB, chèque, numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire) ;
Des données relatives au règlement des factures : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés.

En savoir plus

Les données sur les Utilisateurs collectées par HELIOS WEB sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte.

Lorsque cela est nécessaire, HELIOS WEB s’engage, selon les cas, à recueillir le consentement des Utilisateurs et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, comme par exemple, pour déposer des cookies tiers sur leurs terminaux (téléphone mobile, ordinateur, tablette) à des fins de mesure d’audience du Site et pour leur proposer des offres commerciales et publicités ciblées en fonction de leurs centres d’intérêts.

5. FINALITES DES TRAITEMENTS

Lorsque la base légale utilisée pour les opérations de traitements que HELIOS WEB repose sur la poursuite d’un intérêt légitime, tout Utilisateur dispose de la possibilité, en tant que personne concernée, sur simple demande, d’obtenir des informations complémentaires relatives à la mise en balance des intérêts.

En toutes hypothèses, HELIOS WEB collecte et traite uniquement les Données Personnelles nécessaires pour les finalités explicites et déterminées ci-dessous :

5.1. La gestion et la fourniture des Services

Détail du traitement :

L’inscription des Utilisateurs sur le Site ou l’adhésion au programme de fidélité « Club Hypnia » ;
L’accès aux différentes fonctionnalités proposées sur le Site ;
La gestion du Compte.

Base légale :

Exécution d'un contrat ou exécution de mesures précontractuelles ;
Le consentement de l’Utilisateur lorsque celui-ci est requis.

5.2. La gestion des Commandes et livraison des Produits

Détails du traitement :

Fourniture des Services nécessaires à la Commande des Produits sur le Site ;
Collecte des Données Personnelles nécessaires à l’exécution de la Commande ;

Base légale :

Exécution d'un contrat ou exécution de mesures précontractuelles.

5.3. La gestion des paiements

Détails du traitement :

Collecte des Données Personnelles nécessaires au paiement (nom et prénom du titulaire, numéro de carte bancaire, CVC, date d’expiration, ou informations du compte Paypal) ;
Suivi de la facturation ;
Gestion des impayés (recours éventuel à une société de recouvrement).

Base légale :

Exécution d'un contrat ou exécution de mesures précontractuelles ;
Obligation légale de conservation des factures ;
Intérêt légitime de HELIOS WEB à obtenir le paiement des Produits.

5.4. La gestion des demandes des Utilisateurs et du service après-vente

Détails du traitement :

Réponse aux demandes de renseignements des Utilisateurs par e-mail ou téléphone ;
Suivi des demandes et des remboursements ;
Suivi informatif.

Base légale :

Exécution d'un contrat ou exécution de mesures précontractuelles.

5.5. L’envoi des actualités et offres commerciales et suivi de la relation commerciale

Détails du traitement :

Inscription à la newsletter ;
Adhésion au programme de fidélité « Club Hypnia » ;
Envoi d’offres commerciales et de newsletters aux Utilisateurs et notamment envoi d’informations relatives à des actions de fidélisation, de promotion, de prospection, de test ou de sondages ;
Suivi des e-mails envoyés (ouverture et liens activés).

Base légale :

Consentement de l’Utilisateur

5.6. La gestion des demandes de droits issus du RGPD

Détails du traitement :

Réception et suivi des demandes d’exercice des droits adressés à HELIOS WEB par les Utilisateurs (qualification de la demande, investigations, réalisation des opérations techniques, etc.).

Il ne concerne que les cas où HELIOS WEB est responsable du traitement.

Base légale :

Obligation légale (RGPD et LIL).

5.7. Bon fonctionnement et amélioration permanente du Site

Détails du traitement :

L’administration générale du Site ;
L’analyse statistique de fréquentation du Site ;
La gestion générale de la sécurité du Site ;
Le dépôt de cookies et autres traceurs.

Base légale :

Intérêt légitime de HELIOS WEB à garantir le meilleur niveau de fonctionnement et de qualité du Site notamment grâce aux outils statistiques ;
Consentement de l’Utilisateur lorsque celui-ci est requis.

HELIOS WEB sera également susceptible d’utiliser ces données à des fins légales et/ou règlementaires. En tout état de cause, HELIOS WEB s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme à la loi Informatique et Libertés et au RGPD.

6. DESTINATAIRE DES DONNEES

Seules les personnes mentionnées ci-dessous pourront avoir accès aux données des Utilisateurs :

Le personnel habilité de HELIOS WEB et notamment les personnes des différents services commerciaux, administratifs, logistiques et informatiques de HELIOS WEB, chargés de la relation client et du traitement des commandes ;
Les personnes ayant pour mission les différents contrôles effectués à l’encontre de la société HELIOS WEB (externes comme internes à la société) ;
Les partenaires commerciaux, ainsi que les éventuels annonceurs travaillant avec HELIOS WEB, si l’Utilisateur y consent ;
Les prestataires chargés de la gestion du paiement ;
S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement, autorités de police ou de gendarmerie en cas de vol ou de réquisition judiciaire ;
Les prestataires chargés de la gestion, de l’hébergement et du développement du Site.
Les tiers susceptibles de déposer des cookies de mesures d’audience exemptés de consentement ;
Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux lorsque l’Utilisateur y consent ;

Vos données ne sont échangées, vendues, ou louées à aucune autre personne que celles mentionnées ci-dessus.

7. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

HELIOS WEB s ’engage à ce que les données collectées soient conservées sous une forme permettant votre identification pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ces données sont collectées et traitées.

Vos données à caractère personnel ne peuvent ainsi être conservées au-delà d’une durée de douze (12) mois suivant la clôture ou la résiliation de votre Compte ; à l’exception de certaines données archivées conformément aux dispositions en vigueur (notamment celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation), lorsque leur conservation est nécessaire à l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat ou au titre du respect d’une obligation légale.

Par exception, vos données d’identification sont conservées trois (3) ans à compter de la fin de la clôture de votre Compte, de leur collecte ou du dernier contact émanant de vous.

Vos données relatives à vos cartes bancaires et autres moyens de paiement seront supprimées une fois la transaction réalisée, après confirmation de paiement. Néanmoins, conformément à l’article L133-24 du Code monétaire et financier, celles-ci pourront être conservées à des fins de preuve ou en cas de contestation de la transaction ou réclamation, en archivage intermédiaire pendant une période pouvant aller jusqu’à 13 mois après le débit (ce délai pouvant aller jusqu’à 15 mois en cas de carte à débit différé).

En aucun cas les données relatives au cryptogramme visuel situé sur la carte bleue ne seront stockées au-delà de la durée de la transaction.

8. VOS DROITS

Il est rappelé que, conformément aux dispositions de la loi Informatique et Libertés et du RGPD, vous disposez :

Droit d’accès (article 15 RGPD), de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de ses Données personnelles ;
Droit à l’effacement des données à caractère personnel vous concernant (article 17 RGPD), qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite.
Droit de retirer à tout moment son consentement (article 7 RGPD) :
Droit à la limitation du traitement de ses Données Personnelles (article 18 RGPD)
Droit à la portabilité des Données Personnelles fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur le consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
Droit de s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à ce que ses Données personnelles fassent l'objet du traitement mis en oeuvre (article 21 du RGPD).
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (article 77 du RGPD)
Droit de définir le sort de ses données après sa mort et de choisir que HELIOS WEB communique (ou non) les Données Personnelles à un tiers préalablement désigné (article 48 Loi Informatique et Libertés). En cas de décès et à défaut d’instructions de la part de l’Utilisateur, HELIOS WEB s’engage à détruire les Données Personnelles, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Ces droits peuvent être exercés, par simple demande :

par courrier électronique à l’adresse suivante : rgpd@helios-web.fr

par courrier papier à l’adresse HELIOS WEB, 118 Route d’Espagne –Le Phenix - Bâtiment A- 31100 TOULOUSE en justifiant de votre identité et d’un motif légitime lorsque celui-ci est exigé par la loi. En cas de communication de copie de pièce d’identité pour justifier de votre identité, nous la conserverons un (1) an ou trois (3) lorsque cette communication est effectuée dans le cadre de l’exercice d’un droit d’opposition.

Pour mieux connaître leurs droits, les Utilisateurs peuvent également consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, accessible à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/

9. DONNEES DE CONNEXION ET COOKIES

HELIOS WEB fait usage sur son Site de données de connexion (date, heure, adresse Internet, protocole de l’ordinateur de l’Utilisateur, page consultée) et de cookies (petits fichiers enregistrés sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone), ) permettant d’identifier l’Utilisateur, de mémoriser ses consultations, et de bénéficier de mesures et statistiques d’audience du Site, notamment relatives aux pages consultées.

Tout Utilisateur peut consentir, refuser ou choisir le type de cookies dont il accepte le dépôt sur ses terminaux d’ordinateur, de tablette et de smartphone.

HELIOS WEB utilise notamment des cookies pour les finalités suivantes :

Des cookies nécessaires au bon fonctionnement du Site ;

Des cookies permettant de mesurer l’audience, y compris par l’enrichissement des données pseudonymisées avec les Données fournies par d’autres fournisseurs ;

Des cookies à des fins publicitaires.

Les finalités et spécificités de chacun de ces cookies sont visées dans la bannière Cookies accessible dans le bandeau figurant en bas de chaque page du Site. . En tout état de cause, les informations stockées dans votre terminal (ex : cookies) ou tout autre élément utilisé pour vous identifier à des fins de statistiques d’audience ne sont pas conservés au-delà d’une période de six (6) mois. Au-delà de ce délai, les données de fréquentation brutes associées à un identifiant sont soit supprimées soit anonymisées.

Tout Utilisateur peut gérer les cookies sur son navigateur grâce à la bannière Cookies accessible ici ainsi que dans le bandeau figurant en bas de chaque page du Site.

En savoir plus

Le cookie permet l’enregistrement de certaines informations sur votre navigation et votre comportement sur le Site, nous permettant ainsi de faciliter et d’améliorer votre expérience en qualité d’internaute.

Le dépôt de ces fichiers sur votre terminal nécessite le recueil préalable de votre consentement dès lors qu’ils ne sont pas strictement nécessaires au bon fonctionnement du Site.

Pour plus de détails, cliquez sur le lien « Gestion des Cookies » dans le pied de page du Site.

10. RESEAUX SOCIAUX

Lors de la navigation sur le Site, Vous disposez de la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Facebook, Twitter et Google + figurant sur le Site.

A ce titre, les informations personnelles que vous aurez indiquées comme publiques et accessibles depuis vos profils Facebook, Twitter et Google+ seront accessibles à HELIOS WEB, ce que les Utilisateurs autorisent expressément.

Cependant, HELIOS WEB ne crée ni n’utilise aucune base de données indépendante de Facebook, Twitter et de Google+ à partir des informations personnelles que vous pouvez y publier HELIOS WEB n’exploitera aucune donnée relevant de la vie privée des Utilisateurs par ce biais.

Si vous souhaitez vous opposer à l’accès par HELIOS WEB aux informations personnelles publiées sur l’espace public de vos profils ou de vos comptes sociaux, vous devrez alors utiliser les moyens mis à votre disposition par Facebook, Twitter, et Google+ pour limiter l’accès à vos données.

En savoir plus

Afin de limiter les accès de tiers aux informations personnelles présentes sur Facebook et Instagram, nous vous invitons à paramétrer vos profils et/ou la nature de vos publications via les espaces dédiés sur les médias sociaux dans le but d’en limiter l’audience.

11. TRANSFERT DE DONNEES HORS UNION EUROPEENNE

Par principe, HELIOS WEB traite uniquement les Données Personnelles au sein de l’Espace Economique Européen.

Néanmoins :

L’acceptation de certains cookies tiers peut conduire à un traitement des Données Personnelles par des tiers basés en dehors de l’Espace Economique Européen ;

Certaines fonctionnalités du Site nécessaires à son bon fonctionnement peuvent également donner lieu à des traitements de Données Personnelles en dehors de l’Union Européenne conformément aux Politiques de Confidentialité de ces acteurs.

L’Utilisateur sera informé de ces transferts de Données Personnelles à l’activation de ces fonctionnalités.

Dans l’hypothèse où HELIOS WEB serait amenée à traiter les Données Personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen, HELIOS WEB s’engage à en informer les Utilisateurs et à mettre en œuvre les garanties appropriées prévues par le RGPD, notamment en privilégiant les transferts vers des pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne ou par la conclusion de Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne avec ses sous-traitants éventuels.

En cas de transfert vers un pays tiers à l’Union Européenne, ou ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, des Données Personnelles, tout Utilisateur pourra demander une copie ou l’accès aux garanties appropriées et adaptées qui seront mises en œuvre.

12. SECURITE

HELIOS WEB et ses éventuels sous-traitants s’engagent à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel et la confidentialité de vos données, selon les moyens actuels de la technique et en application de la Réglementation applicable.

HELIOS WEB prend les précautions utiles, au regard de la nature de vos données et des risques présentés par notre traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédé d’authentification des Utilisateurs avec accès personnel et sécurisé via des Identifiants confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données, recours à un prestataire de gestion des consentements,…).

13. MISE A JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

La présente Politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée notamment suivant les différentes évolutions législatives et réglementaires mais aussi les évolutions fonctionnelles et techniques du Site.

Toute mise à jour pourra être directement consultée sur le Site.